Rekisteriseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Metsätoimisto Kiramo Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 2.08.2023. Viimeisin muutos 9.10.2023.

1. Rekisterinpitäjä
Metsätoimisto Kiramo Oy
Y-tunnus: 2660126–9
Siikasavontie 8 lh 4
2400 RUUKKI
045 606 7499
satu.heikkila@kiramo.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Metsätoimisto Kiramo Oy
Mari Kosamo
Siikasavontie 8 lh 4
92400 RUUKKI
050 473 2560
mari.kosamo@kiramo.fi

3. Rekisterin nimi
Yrityksen asiakasrekisteri, markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin: asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen, laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen, mainonnan kohdentaminen, palveluita koskeva analysointi ja tilastointi, asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta, palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen, rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös rekisteröidyn antamaan suostumukseen yhtä tai useampaa erityistä henkilötietojen käsittelytarkoitusta varten.

Henkilötietoja voidaan käyttää myös lakiin perustuvien velvoitteiden noudattamiseksi ja täyttämiseksi. Henkilötietoja voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin ja markkinatutkimuksiin. Suoramarkkinointiin ja markkinatutkimuksiin henkilötietoja käytetään siinä tapauksessa, että henkilö, jonka henkilötiedot on kerätty rekisteröitäväksi, on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa. Sellaisia henkilötietoja, jotka on saatu Metsäkeskukselta Lain Suomen metsäkeskuksen metsätietojärjestelmästä (12.1.2018/66) mukaisesti, voidaan käyttää metsätalouteen liittyvää suoramarkkinointia varten, ellei maanomistaja ole sitä kieltänyt.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
  • Yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa, tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot
  • Rekisteröidyn kiinteistönvälitysliikkeelle antamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika
  • Kiinteistön tiedot
  • Toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot
  • Toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi
  • Toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot
  • Toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot
  • Muut asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot
  • Reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito
  • Rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot, sekä rekisteröidyn lupa, tai muu suostumus, tai kielto markkinointitoimenpiteille
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

Metsätoimisto Kiramo Oy kiinteistönvälitysliikkeenä säilyttää rekisteröityjen henkilötiedot laissa säädettyjen määräaikojen verran. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan järjestelmistä sekä Metsätoimisto Kiramo Oy:n paperisesta toimeksiantoarkistosta. Lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä mukaan toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat on säilytettävä viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Suostumuksella kerätyt ja rekisteröidyt henkilötiedot poistetaan heti, kun asiakas sitä vaatii, tai kun suostumuksella kerätyn henkilötiedon käyttötarkoitus ei ole enää voimassa.

Metsäkeskukselta Lain Suomen metsäkeskuksen metsätietojärjestelmästä (12.1.2018/66) mukaisesti saadut maanomistajatiedot poistetaan rekisteristämme 1 vuoden kuluttua siitä, kun tiedot on saatu haltuun niiden maanomistajien osalta, jotka eivät ole esimerkiksi solmineet kanssamme palvelusopimusta. Tarkastamme asiakasrekisterimme vuosittain ja poistamme niiden maanomistajien tiedot, jotka eivät ole reagoineet suoramarkkinointi kampanjoihimme. Jos metsänomistaja kuitenkin on solminut kanssamme palvelusopimuksen, tai antanut nimenomaisen suostumuksensa säilyttää henkilötietoja rekisterissämme, henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita rekisteröidä sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, tai suostumus peruutetaan, tai säilyttäminen ei ole enää muutoin tarkoituksenmukaista.

Henkilötietoja kerätään ForestKit –sovellukseen, joka on Tapio Oy:n ylläpitämä metsätietojärjestelmä, sekä erillisiin Excel-pohjaisiin taulukoihin OneDrive-järjestelmään.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten,  muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden ja kiinteistöjen tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä, kuten Maanmittauslaitokselta, YTJ:stä ja Suomen Metsäkeskukselta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto
Keräämiämme henkilötietoja luovutamme pelkästään niille toimijoille, jotka liittyvät kauppaprosessiin. Näitä ovat viranomaisista verottaja, jolle luovutamme asiakkaan puolesta tekemämme varainsiirtoveroilmoituksen yhteydessä ostajien henkilötiedot. Henkilötietoja luovutetaan myös ostajan pankille kauppakirjan myötä. Kiinteistönkaupoissa henkilötiedot luovutetaan kaupanvahvistajalle.

Henkilötietoja luovutetaan myös sille asiakkaalle, joka tekee ostotarjouksen lainhuutotodistuksena, joista selviää kiinteistön omistajien ja sitä kautta rekisteröimämme myyjän henkilötiedot. Metsäpalveluasiakkaiden henkilötietoja luovutamme ainoastaan henkilökunnallemme ja sopimusyrittäjillemme työtehtävien hoitamiseksi.

Emme luovuta henkilö- tai yritysasiakkaiden henkilö- tai tunnistetietoja, tai muita identifioimistietoja kenellekään muille yksityis- tai oikeushenkilöille tai viranomaisille, kuin edellisessä kappaleessa luetelluille. Muille viranomaisille luovutamme henkilö- tai yritystiedot vain siinä tapauksessa, että tähän on oikeuden määräys tai lainsäädännössä muuten niin määrätään, tai viranomainen on käynnistänyt henkilöstä, tai oikeushenkilöstä esi- tai muun vastaavan tutkinnan ja henkilö- tai yritystiedot määrätään asiaa hoitavan viranomaisen puolesta luovuttamaan.

Tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen tutkintaan saattamista varten, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalain vaatimuksia.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksella tarkoitetaan tapahtumaa, jonka seurauksena henkilötietoja tuhoutuu, häviää, muuttuu, henkilötietoja luovutetaan luvattomasti tai niihin pääsee käsiksi taho, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta täytyy ilmoittaa tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos loukkauksesta voi aiheutua riski loukkauksen kohteena oleville ihmisille.

Tietoturvaloukkauksen sattuessa Metsätoimisto Kiramo Oy:n on tehtävä ilmoitus tietoturvaloukkauksesta valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä heti, kun loukkaus on tullut yrityksen tietoon ja kuitenkin viimeistään 72 tunnin kuluessa. Tämän määräajan jälkeen tehdyistä ilmoituksista pitää toimittaa valvontaviranomaiselle perusteltu selvitys siitä, miksi ilmoitus on tehty myöhässä. Lisäksi loukkauksesta on ilmoitettava niille henkilöille, joiden osalta tietosuojaa on rikottu. Vastuu tietoturvaloukkausilmoituksen tekemisestä on rekisterinpitäjällä.

Ilmoitusta rekisteröidylle ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimenpiteet ja loukkauksen kohteena oleviin henkilötietoihin on sovellettu kyseisiä toimenpiteitä tai rekisterinpitäjä on toteuttanut toimenpiteitä, joilla varmistetaan, että korkea riski luonnollisten henkilöiden oikeuksille ei enää toteudu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Evästeet
Jos käyttäjä on antanut suostumuksensa evästeiden tallentamiseen Internet-selaimen asetuksissa, niitä käytetään tällä sivustolla. Evästeiden avulla kerätään kävijätilastoja ja analytiikkatietoja, joita hyödynnetään sivuston kehittämisessä ja markkinoinnin kohdentamisessa. Evästeistä ja niiden käytöstä löytyy lisätietoa Evästeet-sivulta. Tällä sivustolla käytetään evästeitä, jotka ovat tietoja internet-palvelun käytöstä. Ne tallentuvat esimerkiksi käyttäjän tietokoneelle ja auttavat ohjaamaan internet-selaimen ja -palvelimen välisiä yhteyksiä. Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön muuttamalla selaimen asetuksia.

13. Sivuston käytön tilastointi
Verkkosivujen käyttöä tilastoidaan anonyymisti lokitiedostojen ja evästeiden avulla. Käyttäjien henkilötietoja ei yhdistetä liikennöintitilastoihin.

Evästeet
Evästeet, eli cookiet, ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka mahdollistavat tiettyjä toimintoja verkkosivustoilla. Niiden avulla esimerkiksi käyttäjä voidaan tunnistaa samaksi henkilöksi eri käyntikertojen välillä, ja niitä käytetään myös anonyymien kävijätilastojen keräämiseen. Evästeet tallentuvat käyttäjän laitteelle internetselaimen toimesta, mutta käyttäjällä on mahdollisuus halutessaan tyhjentää ne selaimen asetuksista. Evästeitä on kahdenlaisia: tilapäisiä istunnon mittaisia evästeitä, jotka säilyvät käytön ajan ja poistuvat selaimen sulkemisen yhteydessä, sekä pysyviä evästeitä, jotka säilyvät tietyn ajanjakson tai kunnes käyttäjä poistaa ne itse.

Miksi evästeitä käytetään?
Yleensä evästeet tuovat hyötyä sekä käyttäjälle että sivuston ylläpitäjälle. Ne tarjoavat paremman käyttökokemuksen käyttäjälle ja mahdollistavat tietyt toiminnot sivustolla. Välttämättömät ja toiminnalliset evästeet ovat tarpeellisia tietyille toiminnoille. Tilastolliset evästeet auttavat sivuston ylläpitäjää keräämään tietoa sivuston käytöstä ja kehittämään sitä. Markkinointievästeet mahdollistavat mainonnan kohdentamisen käyttäjän mielenkiinnonkohteisiin perustuen.

Sivustolla käytettävät evästeet
Tilastolliset evästeet Analytiikkaevästeet keräävät anonyymia tietoa sivuston käyttäjistä tilastollisiin tarkoituksiin. Hyödynnämme Google Analytics -analytiikkaohjelmistoa kerätäksemme tilastollista dataa, kuten sivuston käyttötapoja ja saapumislähteitä. Näitä tietoja käytämme sivuston sisällön houkuttelevuuden parantamiseen ja käyttökokemuksen kehittämiseen. Kerätyt tiedot tallentuvat anonyymisti, eikä niitä voida yhdistää yksittäisiin henkilöihin.

Evästeiden hallinta
Käyttäjälle esitetään sivustolle saavuttaessa pyyntö evästeiden käytöstä. Välttämättömät evästeet ovat oletuksena käytössä, kun taas muut evästeet käyttäjä voi hyväksyä tai estää. Lisätietoja evästeistä löytyy tästä sivusta ja evästelupakyselyn yhteydessä olevasta infosta. Käyttäjä voi muuttaa evästeasetuksiaan kelluvasta keksipainikkeesta oikeassa alareunassa. Jos käyttäjä muuttaa evästeasetuksiaan estetyksi, kaikki ei-välttämättömät evästeet poistetaan käytöstä. Lisäksi oman selaimen evästeiden hallintaan löytyy ohjeita osoitteesta aboutcookies.org. On kuitenkin huomioitava, että kaikkien evästeiden estäminen selaimen asetuksista saattaa rajoittaa joitain verkkopalvelun toimintoja.